档案的作用主要可以归结为以下几个方面：

1. 凭证依据作用：档案中记录着个人的重要信息，如婚姻状况、工作履历等，因此可以作为处理个人事务的凭证和依据。对于组织来说，档案详细记录了组织的各种活动和行为，因此可以作为组织决策、评估、审计等方面的依据。

2. 追溯历史作用：档案是历史的真实记录，通过档案可以了解过去发生的事情和状况，对于学术研究、政策制定等方面具有重要的参考价值。对于组织而言，了解自身的发展历程有助于制定未来的战略计划。

3. 参考作用：对于组织的各项业务活动来说，通过借鉴以往的业务档案，有助于现在业务的完成并为其决策提供参考依据。例如企业可以利用业务档案分析市场动态以及客户的实际需求等。又如个人的学籍档案记录了个人的学习情况和成果，对于未来的职业规划和发展具有重要的参考价值。

4. 教育作用：档案本身就是一种信息资源，通过学习和研究档案，可以了解历史和文化，提高个人素质和知识水平。在组织层面上，通过利用档案进行培训和教育，可以提高员工的业务水平和综合素质。

5. 行政管理作用：对于政府机构来说，档案可以作为行政决策的依据和工具，有助于提高行政管理的效率和效果。对于企事业单位来说，人力资源管理方面的档案可以作为人力资源管理的重要参考。同时对于企业合同管理等方面也具有十分重要的作用。

总的来说，档案的作用是多方面的，既可以作为个人或组织的凭证和依据，也可以作为历史文化的记录和参考资源。因此，合理利用和管理档案具有重要的现实意义和价值。